E-faktury - jak przejść na nie szybko i bez kłopotów
Money.pl
Czwartek, 17 lutego 2011
Dzięki rozporządzeniu Ministerstwa Finansów od nowego roku faktury można dostarczać klientom w formie elektronicznej.
To duże ułatwienie zarówno dla wielkich korporacji, które wysyłają tysiące faktur miesięcznie, jak i dla mniejszych firm, dla których najważniejsze jest utrzymanie możliwie najmniejszych kosztów prowadzenia działalności.
1. Jak powinna wyglądać e-faktura?
Aby faktura elektroniczna była ważna, należy przesłać ją w formacie, którego klient końcowy nie będzie mógł edytować. Najlepiej do tego celu nadaje się format PDF. Faktury elektroniczne nie powinny zawierać oznaczeń Oryginał i Kopia, ponieważ należy zachować integralność dokumentu (nadawca i odbiorca powinien mieć taki sam plik). Dla zwiększenia pewności zachowania integralności dokumentu można użyć podpisu elektronicznego.
2. Jak wygenerować e-fakturę?
Dokument można przygotować np. w edytorze tekstu i przekonwertować na format PDF bądź wygenerować fakturę w używanym w firmie programie księgowym. O wiele lepiej jednak zaopatrzyć się w aplikację, która zautomatyzuje cały proces i pozwoli generować faktury masowo.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – darmowych i płatnych. Niektóre płatne aplikacje (w tym dostępne online) do wystawiania faktur umożliwiają wygenerowanie za darmo kilkunastu lub kilkudziesięciu faktur miesięcznie, małe firmy mogą więc korzystać z ich zasobów bez dodatkowych kosztów. Należy jednak pamiętać, że kontrahent musi najpierw wyrazić zgodę na wysyłkę faktury drogą elektroniczną – ustnie lub na piśmie.
3. Jak wysyłać e-faktury?
Elektroniczne faktury można bez problemu wysyłać, dołączając je jako załącznik do wiadomości e-mail. Takie rozwiązanie doskonale sprawdzi się w firmach, które wystawiają kilka-kilkanaście faktur w miesiącu. Przy większej liczbie dokumentów warto skorzystać z dedykowanego oprogramowania.
Jedna z dostępnych na rynku aplikacji daje możliwość ekspresowej wysyłki dowolnej ilości faktur. Do rozpoczęcia dystrybucji faktur na skrzynki elektroniczne klientów wystarczy korzystanie z programu księgowego, jak np. popularny Subiekt GT, który umożliwia generowanie tzw. pliku wymiany danych o rozliczeniach (np. w formacie .xls, .csv). Wygenerowany plik wgrywa się następnie do aplikacji wysyłającej e-faktury, która w oparciu o zaimportowane dane o transakcjach tworzy pliki .pdf.
Teraz wystarczy tylko wybrać faktury, które mają być rozesłane bądź kontrahentów, do których trafią i kliknąć Wyślij. Użytkownik ma także możliwość podglądu aktualizowanego w czasie rzeczywistym raportu obejmującego liczbę otwarć maili i dostarczenia poszczególnych dokumentów.
E-faktura się opłaca
Tomasz Gambuś, mailPro - firma oferująca system do wysyłki e-faktur:
Oszczędność czasu i pieniędzy – tak najkrócej można określić zalety elektronicznych faktur. Przede wszystkim, sam proces przygotowania faktur i ich wysyłki ogranicza się do trzech kroków, które można przejść w mniej niż 5 minut. Nie potrzeba żmudnego naklejania znaczków, długich minut spędzonych w kolejkach na poczcie.
E-faktury jednocześnie bardzo obniżają koszty i odciążają pracowników administracyjnych, którzy do tej pory co miesiąc utykali w setkach listów. Ponadto znany z aplikacji mailingowych moduł raportowania daje nam cenną informację, który kontrahent mail z fakturą otrzymał, kto ją otworzył, a do kogo nie dotarła – coś, czego próżno szukać w tradycyjnej poczcie.
Artykuł pochodzi z portalu Money.pl
